Pengertian dan Cakupan Komunikasi
Komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang
biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan
(Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications :
Principles and Methods)
Komunikasi melibatkan dua orang atau
lebih menggunakan cara - cara (melalui
lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal).
Pengertian
Komunikasi Bisnis
Komunikasi
bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan
tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol - simbol
atau sinyal.
Komunikasi
bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas
dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem
organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya
tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi
juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau
keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Unsur
– unsur Komunikasi
Komunikasi antar manusia hanya bisa
terjadi, jika ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain tujuan
tertentu, artinya komunikasi hanya bisa terjadi kalau didukung oleh adanya
sumber, pesan, media, penerima, dan efek . unsur-unsur ini bisa juga disebut komponen
atau elemen komunikasi:
1. Sumber
2. Pesan
3. Media
4. Penerima
5. Pengaruh atau efek
Bentuk Dasar dari Komunikasi
Komunikasi
dapat terjadi dalam beberapa bentuk. Misalnya, komunikasi tatap muka, telepon,
telegram, dll. Komunikasi terbagi menjadi 2 Jenis, yaitu, Komunikasi Verbal dan
Nonverbal.
1. Komunikasi
Nonverbal
Komunikasi
nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan
sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata
(Bovee dan Thill, 2003:4). Komunikasi nonvebal sering juga disebut sebagai
bahasa diam (silent language). ahli antropologi mengatakan bahwa sebelum adanya
komunikasi verbal, masyarakat berkomunikasi nonverbal melalui gerakan tubuh
(body language).
2. Komunikasi
Verbal
Komunikasi
verbal merupakan bentuk komunikasi dimana disampaikan secara lisan atau
tertulis yang menggunakan suatu bahasa. Bahasa didefinisikan sebagai
seperangkat kata yang disusun secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang
mempunyai arti. Komunikasi Verbal trbagi menjadi 2 Komunikasi lisan atau Oral
Communication (berbicara dan mendengar), Komunikasi Tertulis atau Written
Communication (menulis dan membaca).
PERANAN
KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Keberhasilan
komunikasi di dalam suatu organisasi
akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam
kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan,
cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu)
komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara
berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya
peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Hasil
studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor
personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau
mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain,
kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu
SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat
diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Tujuan Komunikasi dalam Bisnis
Secara
umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
1. Memberi
Informasi
2. Memberi
Persuasi
3. Melakukan
Kolaborasi
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pola Komunikasi Bisnis
Secara
umum pola komunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu :
1. Saluran
Komunikasi Formal
a. Komunikasi
dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan
jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur
untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.
b. Komunikasi
dari bawah ke atas
Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur
pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer).
Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke
jalur yang lebih tinggi.
c. Komunikasi
Horizontal
Atau horizontal communication atau sering disebut
komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu
organisasi.
d. Komunikasi
Diagonal
Atau diagonal communication melibatkan komunikasi
antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda.
2. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya.
PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS
Proses Penyusunan Pesan
Menyusun
pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman
terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya
terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan
Pesan
2. Penyusunan
Pesan
3. Revisi
Pesan
Penentuan Tujuan Bisnis
Pesan bisnis
dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan
kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki
tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi.
Analisis Penerima Pesan
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda
atas pesan yang mereka terima.
1. Mengembangkan
Profil Audiens
2. Mengenali
penerima primer.
3. Menetapkan
jumlah dan komposisi audiens
4. Mengukur
Tingkat Pemahaman Audien
5. Memperkirakan
reaki penerima
6. Memenuhi
Kebutuhan Informasi Audiens
7. Memuaskan
kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Penentuan Ide Pokok
Setiap
pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan
(topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik
merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan
tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
Seleksi Saluran Dan Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi
lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi
itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan
memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
b. Saluran
komunikasi tertulis
Pesan-pesan
tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN –
PESAN BISNIS
Pengorganisasian Melalui Outline
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka
diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi
setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan
Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar
bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang
lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta
yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline
sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya
outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu
dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Pemilihan Kata Yang Tepat
Dalam penyampaian pesan-pesan bisnis, peranan penting
artinya. Yaitu, dengan cara:
- Pilihlah kata yang familiar/mudah dikenal
- Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat merupakan suatu bentuk bahasa yang mencoba menyusun
dan menuangkan gagasan-gagasan seseorang secara terbuka untuk dikomunikasikan
pada orang lain. Kalimat yang efektif : kalimat yang hidup, segar, mudah,
dipahami atau ditangkap.
Bagaimana ia dapat mewakili secara tepat isi pikiran atau
perasaan pengarang, bagaimana ia dapat mewakilinya secara segar, dan sanggup
menarik perhatian pembaca dan pendengar terhadap apa yang dibicarakan.
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis
adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan
yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta
A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Jenis
- Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
- Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
- Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
Laporan Bisnis yang Baik
Laporan
bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
- Informasi yang akurat
- Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
- Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca
KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI
Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari
posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
1. Mampu berkomunikasi secara jujur,
terbuka dan bertanggung jawab.
2. Mampu berperan sebagai komunikator
yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3. Mampu berperan sebagai komunikan
yang sangat responsif namun tidak emosional.
4. Mampu berperan sebagai penyelaras
yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
5. Mampu mengendalikan diri, dan
menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
Komunikasi
Lisan dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja
dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara)
dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi
(narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena
ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi.
Komunikasi
Lisan dalam Bernegosiasi
Negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya
seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain.
Sedangkan pengertian yang lebih rinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan
proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timbal balik dari
pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang
berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi
dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau
antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar
belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan
pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya
negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan
negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar
belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian
berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar
dalam berkomunikasi lebih efektif dan kena sasaran dalam negosiasi bisnis harus
dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1.
Fact-finding,
mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis
lawan sebelum melakukan negosiasi.
2.
Planning/rencana,
sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak
disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil
yang diharapkan akan teraih.
3.
Penyampaian,
lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima.. Pilihlah
kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya
makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4.
Umpan
balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik
reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu,
geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk
mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi
bisnis kita.
5.
Evaluasi,
perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai,
apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai
hasil yang lebih baik.
CONTOH KOMUNIKASI BISNIS
Misal ketika rapat rutin bulanan di suatu perusahaan, ketika
ada yang sedang presenetasi pembicara baik sedang menjelaskan atau menjawab
pertayaan dari audiens, banyak audiens menguap, menyandarkan punggungnya dan
berpangku tangan seolah-olah menunjukan bahwa audiens malas untuk menerima dan
memberikan timbal balik (feedback) kepada pembicara sehingga proses berjalannya
komunikasi kurang efektif dan tidak sesuai dengan yang di inginkan.
Penyelesaian
:
Untuk
pihak penyaji (selaku komunikator) :
Sebaiknya
pembicara membuat suasana rapat lebih menarik supaya audiens lebih tertarik
untuk mendengarkan dan menanggapi.
Untuk
pihak audiens (selaku komunikan) :
Berusaha
menyimak dan memberi tanggapan agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif.
KESIMPULAN
Komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa
(lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Untuk memuluskan
urusan bisnis, penting adanya pengoptimalan aspek-aspek serta
pendekatan-pendekatan yang ada dalam komunikasi bisnis, karena komunikasi
adalah hal dasar dalam penyampaian ide bisnis tersebut.
Selain itu,
adanya
pemahaman intensif oleh setiap orang yang ingin berkomunikasi pada proses dan
unsur komunikasi juga penting untuk memuluskan urusan bisnis agar pesan yang
disampaikannya mampu dipahami atau bahkan dituruti oleh penerima.
Penting juga untuk pelaku dalam
komunikasi harus mengetahui dan memahami bentuk dasar komunikasi dan
mengimplementasikannya dalam percakapan sehari-hari agar komunikasi berjalan
dengan efektif dan efesien.
Sumber :
